perencanaan pesan - pesan bisnis

A. PERENCANAAN PESAN BISNIS
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
· keputusan untuk meneruskan pesan
· keputusan untuk menanggapi audiens
· keputusan untuk memusatkan isi pesan
Sebuah pesan bisnis yang baik haruslah melalui beberapa tahapan, yang diawali dengan:
1. penentuan tujuan komunikasi bisnis, seperti berikut ini:
Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan ketepatan dan kerealistisan tentang tujuan, waktu, pengirim pesan, keselarasan tujuan komunikasi dengan organisasi.
2. Analisis audience (pendengar/pembaca) yang akan dihadapi, yang mempunyai beberapa tahap, diantaranya yaitu:
a. Mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens, pengenalan audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikasi dengan audiens,
b. Mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens, meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens, antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan, fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens.
3. Menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut.
4. Pemilihan/Seleksi Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi. dalam bisnis biasanya komunikasi verbal (dengan kata-kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. Sementara itu, dalam komunikasi verbal biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih, yaitu komuikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis). Jadi, yang manakah yang paling baik untuk digunakan? Jawabannya adalah tergantung dari tujuan komunikasi bisnis, analisis audiens, dan karakteristik dari komunikasi ‘berbicara’ dan komunikasi ‘menulis’ tersebut.
B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Pengorganisasian pesan bisnis bertujuan supaya tak ada kejadian-kejadian yang tidak diinginkan, seperti ada hal-hal yang tak relevan, penyajian yang tidak sistematis&logis, ada informasi yang lupa disajikan, dll.
Dibawah ini akan dijelaskan mengenai pola outline pada pengorganisasian pesan yang membutuhkan dua proses, yaitu:
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a. Storyteller’s tour. Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b. Random list. Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c. CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet. Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.
d. Journalistic Approach. Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e. Question And Answer Chain. Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f. Pembatasan cakupan. Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.
Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan yang akan kita susun itu banyak/panjang dan rumit. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu, dengan bagian yang lainnya. Disamping itu outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran-pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis, efektif, den efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urutan-urutannya, yang dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut, yaitu:
a. Cara Langsung/Cara Deduksi, yang dapat dimulai dengan tema pokok, diikuti dengan butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pokok tersebut. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan.
b. Cara Tidak Langsung/Cara Induksi, yang dimulai dengan ilustrasi dan bukti-bukti, baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respon audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan.

C. REVISI PESAN BISNNIS
Revisi ini sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’, maupun komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulus seperti presentasi.
a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.
Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan:
ü Apakah kita telah memasuki butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
ü Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
ü Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
ü Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
ü Apakah kita ingin menambah informasi yang baru?
Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan:
ü Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita?
ü Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens?
ü Apakah informasi penting sudah dinyatakan?
ü Apakah transisi yang digunakan diantara kalimat dinyatakan secara jelas?
ü Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis kita antara lain dengan memanfaatkan identitas, huruf tebal, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dll.?
Hal terakhir tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’). Format penulisan disini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas baik, dll..
b. Pemilihan Kata yang Tepat, dengan mencermati: Pilih kata yang sudah dikenal oleh audiens, singkat/efisien, dan bermakna.
c. Penggunaan Kalimat yang Efektif, yang mempunyai 2 syarat sbb.:
1. Mampu mewakili pikiran komunikator/penulis secara tepat,
2. Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirk atau dirasakan oleh komunikator/penulis.
Jika kedua syarat ini dipenuhi, maka kesalah pahaman akan dapat diminimalisir, atau bahkan dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberaoa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
a. Kesatuan gagasan yang dapat diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh subjek, predikat, dan objek, yang dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan pertentangan. Contoh:
ü Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem penggajian yang baru (kesatuan tunggal),
ü Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kuranf cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan),
ü Budi boleh menyusul Bedah ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan Pilihan).
Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang renggang kedudukannya sehinga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang erat hubungannya. Contoh:
ü Teman saya yang terbaik memberi sedikit rezekinya di depan kampus tadi sore, dengan penuh keikhlasan (kepaduan yang baik),
ü Teman saya yang terbaik memberi dengan penuh keikhlasan tadi sore di depan kampus sedikit rezekinya (kepaduan yang baik)
Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah penekanan. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukunng oleh S+P, sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata yang lain. Dalam komunikasi ‘berbicara’ kita dapat mempergunakan tekanan, gerak tubuh, dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Ada prinsip dalam bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang dipentingkan. Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang diinginkan sebuah kalimat dapat dirubah-ubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata yang dipentingkan pada awal kalimat. Contoh:
v Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi masalah ini.
Kalimat diatas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami (berharap), bukan kata lain. Jika dianggap penting dalam kalimat tersebut, kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat, dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya, asal isinya tidak berubah. Contoh:
Ø Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain.
Ø Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi masalah ini.
Ø Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain, demikian harapan kami.
Ø Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain, demikian harapan kami
Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap terpelihara minat dan perhatian orang , juga merupakan hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi dalam kalimat dapat diperolah dengan beberapa macam, yaitu variasi sinonim kata, variaso panjang-pendeknya kalimat, variaso penggunaan bentuk me- dan di-, variasi dengan merubah posisi dalam kalimat.
Selain variasi, pararelisme/kesejajaran (penempatan gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal yang sama) juga perlu diperhatikan pada saat menciptakan sebuah kalimat yang efektif.
Hal terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat yang efektif adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan tujuan dalam komunikasi, tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di samping itu, dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan teratur,tanpa mempelajari khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Berarti ada unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Unsur lain adalah segi penalaran atau logika. Jalan pikiran (suatu proses berpikir yang berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu kesimpulan yang masuk akal, yang berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus bisa dipertanggung-jawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai penalaran, karena bahasa tidak lepas dari penalaran) pembicara atau penulis turut manentukan baik tidaknya kalimat seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat dipahami.
Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupaka perwujudan dari berpikir logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut, yang tiap bagian dapat dimengerti, namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal.
· Orang itu mengerjakan sawa-ladangnya dengan sekuat tenaga karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu perguruan tinggi.
· Berry mengatakan pada Belli bahwa ia telah lulus, tetapi anjing itu tidak mau mengikuti pemburu itu.